制度
辽宁爱之光防盲基金会采购管理制度
辽宁爱之光防盲基金会采购管理制度
第一章 目的
第一条 为了更好的建立供应链体系，优化供应链结构，选择合适的产品和优秀的供应商，组织商品供货及订制生产。跟进商品订货，保证项目需求与商品的供应一致，同时在与供应商合作的过程中，规避合作风险，并最大化的降低采购成本。
第二条 本制度适用于辽宁爱之光防盲基金会各部门物资（包括但不限于礼品、项目物资、办公用品等）和服务（包括但不限于技术、公益活动、广告、媒体等）的采购。
第三章 采购金额的划分
第三条 机构所有的物资采购由各部门负责执行。
专业服务采购（如医生、律师、会计师、设计师、各领域专家等各种专业服务）、广告、媒体和展会等服务类采购由各具体需求部门提出专业需求，并参照采购制度及流程，组织进行供应商筛选及合同签订。
第四条 所有的采购，由部门负责人审核、财务负责人审核、行政管理部负责人审核、秘书长审批。
采购金额的划分阶梯
1、一万元以下可直接采购；
2、一万以上及十万以下采购，需货比三家；
3、十万以上须成立采购小组；采购小组集体决定何种采购方式，并报秘书长审批；
4、采购服务或物品等一百万元以上，除成立采购小组，还须聘请外部专家对产品进行评审。
第四章 采购小组职责
第六条 采购小组组成：行政管理部、业务部门、财务部，确保机构引入的供应商是合法有效的可追述的法人主体并能提供质量保证，进行售后服务保障。负责组织评审、推荐采购项目合作供应商，负责组织召开评审会、确定供应商。
第七条 供应商管理的需求
采购商品需求的部门，须按照商品采购的要求，首先列出所需求《供应商的基本条件》，并将其作为新供应商开发的入门要求。基本条件根据供应商品的不同有所变化，需求部门在指定基本条件时应考虑到以下基本内容：
1、潜在供应商信息的收集与筛选
在搜寻到供应商的基本信息后，采购人员需要对供应商做初步的评估和分级，并将评估内容记录。在联系和开发供应商时，应首先开发初步评估状况良好的供应商。
2、供应商基本情况调查
依照搜集的供应商信息，采购人员联络目标供应商。要求供应商填写《供应商基本情况调查表》。采购人员在收到供应商的基本情况调查表后，依照基本要求进行更进一步的供应商评估并筛选出合适的目标供应商。之后采购人员开始对所选供应商做商品询价和样品需求，并在适当的时机去实地考查和拜访供应商。
第八条 对于经常使用的商品或服务，行政管理部对于供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，应建立供应商档案，做好记录，同时会同财务部门、使用部门对供应商定期进行评估和审计。
第九条 在选择供应商时，必须进行询、议价程序或招投标程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资质和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。
同等情况或保证品质要求的前提下，优先选择公益组织、公平贸易组织、可持续认证组织、绿色企业等符合社会公平及社会发展理念的产品，作为机构在供应链方面对可持续发展及社会公平的支持。
第十条 为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，可以有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
第十一条 供应商评估: 在价格和合作条款初步意向达成一致后，采购人员需要依照《供应商评估表》对供应商做全方位的评估.以更具体了解供应商的情况，确保供应商达到符合机构要求，减少与目标供应商合作的风险。
第十二条 供应商考核：采购货品前，物资需求部门应组织行政管理部、财务部等按照供应商考核的相关制度和标准进行综合评定，确定考核结果。
第十三条 非招标采购是根据国家法律、法规及规章和机构相关规定，结合工作实际情况，机构所规定的招标方式以外的其它方式采购。适用于以下范围的物资采购：
(1)、经过两次招标，递交投标文件的投标人均不足三家的；
(2)、紧急物资或10万元以下其他项目小额采购。
第十四条 非招标采购方式包括竞争性谈判、直接采购、询价采购
（一）、竞争性谈判采购是指向两家及以上潜在供应商发出邀请，通过谈判确定供应商的采购方式。
（二）、直接采购(含单一来源采购）：是指直接向一家供应商发出邀请，通过谈判确定供应商的采购方式。
（三）、询价采购：是指向三家及以上潜在供应商发出询价文件，供应商按询价文件要求报价，原则上按综合得分确定供应商的采购方式。
第十五条 招标采购是指采购方作为招标方，将某种需要采购的商品的所有条件详细列明，提出采购的要求，邀请供应商参加投标，然后由采购方按照规定的程序和标准。
（一）采购招标方案申请和招标方案制定
招标发起部门编制招标方案和招标文件，经部门负责人、财务负责人、行政管理部负责人审核，经秘书长同意后，发布公告。招标方案具体内容包括：招标小组、招标内容、时间安排、评分表、应标条件等。
（二）招标工作小组组成
招标评标工作小组的组成应符合机构制度要求，由需采购物资的部门人员、行政管理部人员、财务人员组成。
（三）供应商确定
招标工作小组按照招标方案的选择标准，参照采购制度的要求，对供应商进行筛选，初步确定符合要求的供应商。
（四）开标评标
收到供应商投标书后，按照招标方案规定，组织进行开标评标工作，并出具评标报告。
（五）评标结果审定
经评标小组确认，报秘书长审批。评标结果经审批通过后，招标工作小组发出中标通知。
第十六条 采购谈判
（一）、为了做好采购谈判工作，由采购小组全权负责与供应商的谈判工作。
（二）、采购人员经过价格调查、成本分析，结合采购资金预算，并会同相关部门确定机构对该合同项目在价格、质量、付款方式、履约期限等方面的基本要求，明确谈判目标。
（三）、采购小组人员应根据谈判目标与供应商进行谈判，尽量争取最优的成交价格和合作条件。谈判过程应严格保密，参与谈判人员和工作人员不得泄露与谈判有关的内容，谈判结果未经最后审定不得公布。
第十七条 采购合同的拟定与审批
（一）、采购人员必须在进行供应商调查和询价、比价、采购谈判的基础上制定采购合同条款。原则上采用机构固定合同模板，采购合同中应包括品种、规格、特性指标、交货地点、时间、方式、包装要求、验收标准、付款方式、对方收款信息等。
（二）、采购的部门将拟定的合同审核后交由行政管理部转法律顾问及财务部审核并提出建议，根据相关意见对合同进行修改，修改后提交行政管理部审核，秘书长审批，采购合同应交行政管理部备案。
（三）、秘书长或受秘书长委托的合同签署代理人正式签署合同并盖章。
第十八条 合同执行控制
（一）、采购人员应在供应商备货过程中进行监督，确保按时交货。
（二）、采购合同履行过程中若出现纠纷，应及时制定解决方案。问题处理过程中，应与供应商积极协商、进行沟通、确保减少双方损失。采购小组应督促并监督问题的处理过程。
第十九条 资料存档
（一）、合同经办人应保存好合同谈判、签订、履行过程中与对方来往的所有纸质和电子信函、收据、票据等。
（二）、合同履行完毕后，采购经办人应将有关合同资料及时移交行政管理归档，应建立供应商数据库，以便于以后采购使用。
第二十条 交期确认
采购经办人将根据采购合同与供应商确认交货日期，并对到货情况进行跟进。
第二十一条 收货清点
物品采购回来后首先办理入库手续，由采购经办人、经授权的合作机构根据采购计划单的项目认真清点所要入库物品的数量，并检查好物品的规格、质量，做到数量、规格、品种，价格准确无误，质量完好，配套齐全，并在供应商送货单上签字同时在入库单上共同签字确认。
第二十二条 质量检验
供应商应提供第三方检测报告。
采购人员根据入库单或收货清单，与合同核对一致后建立应付账款台账。采购人员定期与供应商核对货款，防止出现差错。
第二十四条 采购付款申请
物资需求部门整理采购付款申请凭证，包括：已经生效的采购合同、发票或其它结算证明等，并提出付款申请。
注：在向供应商支付货款时，物资需求部门必须对照合同、收货清单等仔细复核，并同已付货款及应付账款等全部债权一起清理结算，防止重复付款。
第二十五条 采购付款申请的审批
采购人员提出采购付款申请后，须经部门负责人审核后，按照规定审批。
第二十六条 核准付款
财务部经办人员接到采购付款申请后，核对应付供应商付款资料是否完整，确认无误后，按照相关规定经财务部负责人批准后进行付款。
第二十七条 机构员工行事务必时刻合乎机构的最佳利益，切勿将私人利益凌驾机构利益，并须确保其行为不会损及机构声誉。
第二十八条 机构员工不论由其本人，或由他人代其为自己或为他人，直接或间接索取或接受任何利益，都属索取或接受利益，即属触犯法律，承担相应的法律责任。利益包括：任何有价值的事物，如馈赠（金钱或实物），贷款、费用、报酬、佣金、受雇工作、合约、服务和优待等。
第二十九条 机构的采购活动必须在采购管理的各项操作规范及流程规定的采购方式和采购程序进行，任何部门和个人不得违反规定，以任何手段干扰正常的采购工作。
第三十条 机构员工不能接受供应商安排的就餐和宴请；不能参加供应商安排的旅游、娱乐和联欢等活动；不能接受供应商任何纪念品、礼品和各种有价证券；不能向供应商提出与采购无关的要求；不能在供应商处报销任何费用；员工在采购中遇到可能影响公平、公正立场的情况，必须主动说明并回避。
第三十一条 机构员工参加供应商邀请的会议所收取全部财物、礼金需在结束会议后的一周内向所在部门负责人及秘书长汇报，由部门负责人及秘书长决定其处理方案，在规定期限未汇报者视为行贿、受贿。
第三十二条 本制度自理事会通过之日起执行六个月，之后依据试行期评估结果修订再作颁布正式执行；
第三十三条 本制度每半年度评估，做必要的修订；
第三十四条 本制度使用范围是辽宁爱之光防盲基金会内部工作人员；
第三十五条 制度内包含的细则和附件只供内部使用，不得外借；
第三十六条 本制度不尽之处，参照国家相关法律法规或基金会其他相关制度执行；
第三十七条 机构工程类所涉及到的施工、监理、咨询服务、材料设备供货、配套工程和维修工程等项目参照本流程和管理规定。
